Para Sonia Alonso, experta en cumplimiento normativo que realiza su labor en la empresa Leroy Merlin España “la actividad del compliance officer es importante para la prevención de riesgos en las empresas. Por desgracia, los últimos acontecimientos dejan claro que nosotros como profesionales necesitamos de un marco legal que proteja nuestro trabajo, a nivel de independencia e injerencias externas”. Así también lo dijo Vicente Magro, magistrado de lo Penal en el Tribunal Supremo en el último Día del Compliance Officer.
Sobre su grupo de distribución comercial “engloba a un sector muy dinámico con muchos interlocutores. En esta actividad el compliance ha llegado más tarde que en otras actividades económicas. Parte de nuestro trabajo es concienciar en el seno de nuestras compañías de lo importante que es trabajar desde el punto de vista preventivo a toda la compañía. Aquí el compliance officer que dispone de menos recursos que en otros sectores, debe ser muy creativo para lanzar sus mensajes dentro de su organización”.
A juicio de Alonso “el problema de la distribución es que tiene muchos profesionales deslocalizados. Hay que hablar de los que trabajan en tienda; en almacenes con horarios muy complicados que no son de oficina. Y al mismo tiempo la rotación de personal es importante. La distribución y la fabricación rota a la gente según las temporadas. Es el caso del retail que en Navidad tienen que tener más personal que en otras temporadas, por poner un ejemplo. A ese personal hay que explicarle también la importancia de la cultura ético y de cumplimiento en una organización”.
En este contexto tan dinámico, los profesionales de compliance “debemos buscar el momento para dar esas formaciones. No es fácil, es muy importante que interioricen y entiendan lo que les estamos explicando. Para eso es muy importante la comunicación, una de las características que debe definir a los compliance officer”. Este ha sido el tema de este año de este grupo de trabajo.
En opinión de Sonia Alonso, saber diseñar un buen programa formativo a todos los niveles que ayude a conocer el compliance es fundamental. Reconoce que desde el punto de vista práctico no es sencillo ponerlo en marcha. “Tenemos que ser muy claros y buscar un vocabulario que nos entiendan todos los profesionales de nuestra entidad. Se trata de llegar realmente a todo el mundo y atender a los niveles culturales de nuestros profesionales”.
En este sentido, desde este grupo de trabajo se ha trabajado en ofrecer diferentes pautas formativas para las empresas de este sector “es muy importante que el compliance officer conozca bien su empresa, profesionales, proveedores y clientes y su negocio. Y en función del mismo diseñe un plan formativo lo más pegado a la realidad posible”. En este tipo de empresas, muchas de ellas de cierto tamaño, han apostado por órganos colegiados de compliance para poder gestionar los riesgos de cada compañía.
Desde este grupo de trabajo “se ha preparado una guía formativa con lo más esencial a nivel formativo que puede ayudar en esa actividad de concienciación de lo que es el compliance, tanto a una empresa grande, mediana o pequeña. La idea es buscar unas pautas formativas para el sector distribución con las aportaciones de todos los miembros del grupo. Creemos que las ideas de formación se pueden aplicar a cualquier sector económico”; apunta.
Este documento se presentó como colofón a las actividades de este grupo de trabajo en el periodo 2018 y 2019 en el pasado Día del Compliance Officer “Desde octubre estamos trabajando en otras actividades. Hemos centrado el trabajo para el próximo año en analizar el papel del compliance en la cadena de suministro. Estamos perfilando un índice para poder analizar el papel del compliance dentro de la cadena de distribución”.
Según nos explica Alonso en la propia cadena de suministro “hay un riesgo notable en materia de cumplimiento normativo, sobre todo a nivel de proveedores externos. De ahí que muchas empresas estén ya pidiendo a sus proveedores y terceros que se adhieran a su Código Ético y tengan programas de cumplimiento parecidos”. Algunas empresas ya están obligando a sus proveedores a este tipo de iniciativas siendo condición indispensable para hacer negocio con este tipo de compañías.
Formación a medida de cada responsabilidad
Para esta experta en cumplimiento “hay que adaptar la formación a las responsabilidades y perfil de dada profesional en la empresa. Puede haber un tronco común formativo pero luego en cada compañía hay responsabilidades distintas. No será lo mismo para un profesional que se encuentre en una central de compras, que esté en un almacén o que haga las tareas de vendedor”. Como formación común Alonso habla de explicar a todos los profesionales lo que es el Código Ético de la empresa, elemento clave para desde ahí desarrollar el compliance.
A su juicio, el papel de los Códigos Éticos es importante en la gobernanza de las empresas. Reconoce que cada empresa lo estructura en función de su negocio y objetivos pero debe ser entendible por todos los profesionales de la firma, empezando por la dirección de la compañía. “Sin el apoyo de la alta dirección poner en marcha medidas para minimizar los riesgos de la empresa parece una tarea imposible”; apunta Alonso.
En su opinión, cualquier actividad formativa que la empresa ponga en marcha “debe estar planificada bajo el paraguas en un plan de comunicación. Dentro de ese plan, una de las patas es el plan de formación, donde hay distintos niveles. Uno general, para todos y otros específicos para cada colectivo profesional. Cada función en la empresa puede estar sometida a distintos riesgos que hay que procurar mitigar en su mayor parte. Se trata de prevenir la corrupción desde diferentes puntos de vista desde el respeto a la política de la compañía”.
Dentro de este plan de comunicación “hay otros elementos importantes a nivel formativo que se pueden poner en marcha. Son actividades para destacar el papel de la ética o el compliance en la empresa cuando organizamos alguna jornada. También en otros eventos internos de la empresa podemos dar alguna pincelada sobre el papel del compliance y la prevención de delitos. Se trata que al final el mensaje cale y se entienda en toda la organización”; apunta.
Nuestra experta reconoce que “todas las comunicaciones no serán igual ni para todas las empresas ni en todos los periodos de tiempo. Habrá firmas que el mes de enero será clave para su actividad profesional pero en otras compañías no. Es el momento de las rebajas comerciales donde hay empresas que invierten recursos y otros no, en función de su actividad”. A su juicio, lo más importante es que “interioricen la información desde una planificación adecuada formativa de lo que vamos a hacer”, aclara Alonso.
Este grupo de distribución ya tiene organizada su actividad para este año, que, como hemos mencionado antes se centrará en desarrollar un modelo de compliance para la cadena de suministro de este tipo de empresas. “Es bastante posible que lo tengamos definido durante este verano, de tal forma que podamos exponer las conclusiones en el Día del Compliance Officer del próximo año. Estamos bastante ilusionados sobre este tema porque realmente hay poco material escrito sobre este tipo de iniciativas que empiezan a imponerse a nivel de este tipo de compañías y su propia cadena de valor. Al final se trata de compartir un mismo modelo de compliance para reducir los riesgos y conductas irregulares en estas relaciones profesionales”, apunta Sonia Alonso.