Procedimiento de evaluación online de ASCOM

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ONLINE DE ASCOM

 

1.     RECOMENDACIONES GENERALES

El objetivo de esta guía consiste en describir un procedimiento general para organizar y planificar la evaluación a distancia, así como la descripción de la herramienta establecida por la Asociación Española de Compliance (en adelante, “ASCOM”) para llevar a cabo las evaluaciones online y aclarar las cuestiones o preguntas más frecuentes en torno a este tipo de procedimientos.

Estas pruebas están concebidas como formas de evaluación adaptadas a los nuevos condicionantes, al entorno digital y a las herramientas disponibles para llevar a cabo tal actividad.

Para la evaluación online se realizará un único examen o prueba no presencial con el objeto de que la nota final represente los resultados del aprendizaje y la adquisición de las competencias requeridas para la obtención de la certificación por parte de los candidatos. A continuación, se procede a describir el recurso de evaluación elegido:

• Examen tipo test a través de la herramienta Respondus

Se procederá a examinar a los candidatos mediante un examen tipo test utilizando la ya citada herramienta Respondus. Se proporciona información detallada sobre el examen en el apartado 2.5 de esta guía.

Solo está permitido el uso de la herramienta Respondus para la evaluación online, no siendo posible utilizar otra plataforma no autorizada por ASCOM.

2.   REALIZACIÓN DEL EXAMEN ONLINE A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA RESPONDUS

2.1. ¿QÚE ES RESPONDUS?

Respondus es una aplicación de realización de pruebas en línea compuesta por diferentes herramientas. ASCOM utiliza concretamente las herramientas LockDown Browser y Respondus Monitor para la realización de sus exámenes online.

• LockDown Browser: se trata de un navegador seguro para realizar exámenes online que impide imprimir, copiar, dirigirse a otra URL o acceder a aplicaciones distintas durante la realización de dicho examen. Los exámenes online de ASCOM requieren el uso de esta herramienta por lo que no se podrá utilizar un navegador web estándar.
• Respondus Monitor: es una función de la cámara web que graba a los candidatos durante los exámenes online. Los exámenes online de ASCOM requieren el uso de dicha herramienta, por lo que los candidatos deben utilizar una cámara web, un micrófono y una conexión de banda ancha a internet. La realización del examen por parte del candidato se graba íntegramente a través de este sistema. Una vez completado el examen, ASCOM revisará los detalles de la evaluación, incluso los videos y audios grabados, con objeto de detectar posibles actitudes sospechosas.

En la página web https://web.respondus.com/ se pueden consultar los detalles de dichas herramientas.

2.2. ¿QUÉ TIENE QUE HACER EL CANDIDATO ANTES DEL EXAMEN?

Al menos con diez días de antelación al examen, ASCOM enviará un correo electrónico a todos los candidatos con el enlace del Campus Virtual de ASCOM (https://ascom.mrooms.net/), su nombre de usuario y su contraseña, junto con las instrucciones de los pasos que tienen que seguir, para que puedan comprobar sus equipos y hacer un Examen de Prueba.

Es imprescindible que el candidato siga con tiempo suficiente las instrucciones indicadas, haciéndolo con los mismos equipos que vaya a utilizar el día del examen. Esto le permitirá conocer cómo funciona la plataforma, comprobar que los equipos funcionan adecuadamente y solucionar con tiempo suficiente cualquier incidencia que pueda surgir.

Si este proceso no se realiza con la antelación necesaria, ASCOM no puede garantizar que todo vaya a funcionar correctamente el día del examen.

2.3. COMPROBACIÓN DE LOS EQUIPOS POR PARTE DE LOS CANDIDATOS

Los requisitos de los equipos que se necesitan para llevar a cabo los exámenes online de ASCOM son los siguientes:

Equipos:

• Cámara Web (interna o externa) y micrófono.
• Conexión de internet de banda ancha.

Sistemas operativos:

• Windows: 10, 8, 7.
• Mac: MacOS 10.15 a 10.12, OS X 10.11, OS X 10.10.

Memoria:

• Windows: 75 MB de espacio permanente en el disco duro.
• Mac: 120 MB de espacio permanente en el disco duro.

Se deberá realizar la comprobación de dichos equipos siguiendo los pasos mencionados a continuación:

1. Al menos con diez días de antelación al examen, ASCOM enviará un correo electrónico a todos los candidatos con el enlace del Campus Virtual de ASCOM (https://ascom.mrooms.net/), su nombre de usuario y su contraseña para que puedan comprobar sus equipos y hacer un Examen de Prueba.
2. Es imprescindible que el candidato siga con tiempo suficiente estas instrucciones, haciéndolo con los mismos equipos que vaya a utilizar el día del examen. Esto le permitirá conocer cómo funciona la plataforma, comprobar que los equipos funcionan adecuadamente y solucionar con tiempo suficiente cualquier incidencia que pueda surgir.
3. Cuando el candidato vaya a hacer el Examen de Prueba, deberá cerrar todos los programas que tenga abiertos en el ordenador.
4. Deberá iniciar la sesión con un navegador normal en el Campus Virtual de ASCOM con el enlace que ASCOM le ha enviado, introduciendo su usuario y contraseña.
5. Lo primero que el candidato debe hacer es aceptar las condiciones de uso de la plataforma y consentir de forma explícita el tratamiento de sus datos personales. Estos consentimientos serán válidos para las siguientes veces que el candidato acceda al Campus Virtual de ASCOM, por lo que no tendrá que volver a hacerlo las siguientes veces que acceda. La aceptación de las condiciones de uso y el consentimiento del candidato al tratamiento de sus datos personales son imprescindibles para realizar el examen online de ASCOM. En el caso de que el candidato no otorgue dichos consentimientos, no podrá realizar el examen y se le devolverán las tasas abonadas, descontando, en su caso, el importe que corresponda a los materiales para la preparación de la certificación.
6. Después deberá seleccionar y pinchar en el icono del “Examen de Prueba de ASCOM”.
7. Al hacerlo, verá una pantalla en la que:

>    Si el equipo ya tiene instalado LockDown Browser por haberlo instalado en una ocasión anterior, simplemente deberá hacer clic en el botón "Iniciar LockDown Browser".

>    Si el equipo no tiene instalado LockDown Browser, deberá pinchar en el enlace “Descargar LockDown Browser” e instalarlo en el equipo siguiendo las instrucciones que le aparezcan en pantalla.

8. A continuación, pinche el botón "Iniciar LockDown Browser" y se iniciará una secuencia que le guiará para realizar una comprobación de los elementos necesarios para la realización del examen.
9. Para seleccionar el idioma que va a utilizar Lockdown Browser deberá pinchar en un icono situado en la esquina superior izquierda. Por defecto se indica el idioma inglés, deberá cambiarlo al idioma que prefiera y pinchar en “Apply” antes de aceptar.
10. Si se le indica que debe cerrar los programas bloqueados, vaya cerrándolos todos.
11. Revisar y aceptar las Condiciones de uso de Lockdown Browser y Respondus.
12. A continuación, el asistente le irá guiando para confirmar si la cámara web y el micrófono funcionan correctamente. El candidato deberá asegurarse de que la imagen es correcta y que se ve nítidamente su cara. Es importante resaltar que el candidato debe situarse en un lugar sin claroscuros, que no esté a contraluz y que permita ver con claridad la cara del candidato en la cámara. En caso de que no sea así, su examen podría ser invalidado.
13. Seguir las restantes instrucciones de la secuencia de inicio hasta completarla.
14. Si el candidato encuentra algún problema durante la realización de la prueba, deberá seleccione el enlace “No funciona” para recibir instrucciones de cómo solucionarlo.
15. El candidato podrá comenzar el Examen de Prueba una vez completada la secuencia de inicio. Deberá entonces hacer todo el examen y pinchar el botón “Enviar prueba”.
16. Una vez que se ha iniciado un examen con LockDown Browser, el candidato no podrá salir del examen ni del navegador LockDown Browser hasta que se envíe el examen para su calificación.

Si el candidato tiene problemas para descargar, instalar o realizar el Examen de Prueba con Respondus LockDown Browser, debe ponerse inmediatamente en contacto con ASCOM en secretaria@asociacioncompliance.com.

2.4. ¿QUÉ TIENE QUE HACER EL CANDIDATO EL DÍA DEL EXAMEN?

El día del examen el candidato deberá entrar al Campus Virtual de ASCOM (https://ascom.mrooms.net/) con el mismo ordenador con el que hizo las comprobaciones de los equipos y el Examen de Prueba y a la hora exacta a la que se le ha indicado que empieza el examen. Si accede antes de la hora indicada, no podrá ver el icono de su examen.

Para evitar problemas durante la realización del examen, el candidato deberá seguir las siguientes pautas:

>    Asegurarse de estar en una habitación donde no le vayan a interrumpir.

>    Permanecer delante de su ordenador durante todo el tiempo mientras dure la prueba.

>    Situarse en una habitación bien iluminada, pero evitando estar a contraluz (NO debe situarse con una ventana en la espalda).

>    Asegurarse de que el ordenador esté sobre una superficie firme (un escritorio o una mesa). NUNCA tener el ordenador en el regazo, sobre una cama o sobre otra superficie donde pueda moverse.

>    Apagar todos los demás dispositivos (por ejemplo, tablets, teléfonos, otros ordenadores) y colocarlos fuera de su alcance.

>    Limpiar la mesa de todos los materiales externos no permitidos (libros, papeles, otros dispositivos, etc.).

>    Evitar usar gorras de béisbol, sombreros con bordes o gafas de sol que impidan ver bien la cara del candidato.

>    Si usa una cámara web incorporada, deberá evitar inclinar la pantalla después de completar la configuración de la cámara web.

Una vez que se registra en el Campus Virtual de ASCOM con su usuario y contraseña a la hora exacta a la que comienza el examen, el candidato verá en su panel el icono del examen en el que está inscrito y deberá entonces pinchar en ese icono. Si ha accedido antes de la hora indicada y no ve el icono del examen, deberá refrescar la pantalla del ordenador cuando sea la hora para poder verlo.

Dado que cuando hizo las pruebas de los equipos el candidato ya se descargó el navegador LockDown Browser, ahora sólo tendrá que pinchar en "Iniciar LockDown Browser" y seguir la secuencia que se le va indicando para identificarse, mostrar el área de trabajo y realizar el resto de las tareas requeridas previas al examen. El candidato deberá asegurarse de que la imagen es correcta y que se ve nítidamente su cara con la cámara en la pantalla.

Los candidatos deben tener a mano el DNI o Pasaporte con el que se inscribieron en el examen y realizar la foto para su identificación cuando se le solicite en la secuencia de inicio. Es muy importante asegurarse de que la foto del documento de identificación es nítida y se ve claramente el nombre y la foto del candidato. Si no es posible posteriormente identificar al candidato, porque la foto del DNI/Pasaporte esté borrosa o no se vea bien, el examen podrá ser anulado.

En la secuencia de inicio se pedirá al candidato que grabe con su webcam el entorno en el que va a hacer la prueba. Deberá grabar bien la habitación, la mesa y los alrededores del sitio donde va a hacer el examen.

Está terminantemente prohibido que haya nadie más en la habitación durante la realización del examen. Si se observa que el candidato habla con alguien o que pueda haber otra persona en la habitación, el examen sería anulado.

Durante el examen está prohibido usar móviles, auriculares, otros dispositivos con conexión a internet (smartwatch o similar), hablar o consultar cualquier documento. Si alguien lo hiciera su examen sería anulado.

Durante el examen no se puede tener cerca ningún bolígrafo, lápiz, papel ni otros elementos para la escritura. Está prohibido tomar notas o escribir cualquier cosa. Si alguien lo hiciera su examen sería anulado.

LockDown Browser le impedirá al candidato acceder a otros sitios web o aplicaciones durante el examen y no podrá salir de la prueba hasta que haya respondido y enviado el examen para su calificación.

2.5. ¿QUÉ DEBE SABER EL CANDIDATO SOBRE EL EXAMEN?

Tal y como se explica al comienzo de esta guía, el recurso elegido por ASCOM para llevar a cabo la evaluación online es un examen tipo test a través de la plataforma Respondus.

El examen es tipo test y tiene 75 preguntas, extraídas del contenido de todos los módulos sobre los que versa la certificación, con 4 opciones de respuesta cada una. Sólo hay una opción correcta en cada pregunta.

Las respuestas incorrectas no puntúan negativamente, sólo puntúan positivamente las respuestas correctas.

El candidato tendrá 90 minutos para completar su examen, pero éste finaliza exactamente 100 minutos después de la hora a la que se ha abierto. Los 10 minutos restantes son para realizar las tareas de identificación previas al examen. El examen se cierra exactamente 100 minutos después de la hora en la que ha abierto y se envía de forma automática con las respuestas contestadas hasta ese momento. No existe ninguna posibilidad de continuar el examen después de esa hora.

En caso de haber alguna pregunta mal planteada o que tenga alguna incorrección, y si el Comité Académico así lo decidiera, dicha pregunta sería anulada y no sería tenida en cuenta para la corrección del examen.

Aunque se procure proporcionar los resultados en el menor tiempo posible, no puede existir un compromiso de darlos en una fecha concreta. Se informará a todos los candidatos por correo electrónico de los resultados en cuanto estos estén disponibles.

Al inscribirse, todos los candidatos han aceptado las Bases del examen, en las que se indica que, en caso de superarlo, el nombre y apellidos que han facilitado al realizar la inscripción en la convocatoria serán publicados en la página web de ASCOM, en un listado de todas las personas que han obtenido la certificación, y sus datos personales se incluirán también en un registro propiedad de la International Federation of Compliance Associations (IFCA). Todos los candidatos podrán en todo momento ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad de los datos, así como cualquier otro derecho que reconozca la normativa de protección de datos, para las finalidades antes señaladas, enviando su solicitud a través de la dirección de correo electrónico secretaria@www.asociacioncompliance.com, junto con la copia de su DNI, Pasaporte o documento que acredite su identidad.

2.6. PROTECCIÓN DE DATOS

La conexión remota y posterior evaluación del candidato implica un tratamiento de datos de carácter personal. En este caso, la plataforma Respondus lleva a cabo el visionado y la grabación del candidato y de su entorno.

Se solicita la identificación del candidato al comienzo del examen mediante documento acreditativo de la identidad, tomando una fotografía del mismo y realizando un posterior reconocimiento facial y análisis de patrones biométricos (datos biométricos) con la finalidad de acreditar la presencialidad del candidato durante todo el proceso de evaluación remota y su realización en condiciones que permitan evaluar las competencias adquiridas y evitar el uso de prácticas fraudulentas que puedan alterar el sentido de la evaluación, respetando en todo caso, el principio de proporcionalidad, la garantía de la dignidad y los derechos inherentes a los candidatos.

La base de legitimación para el tratamiento de los datos personales de categoría especial (datos biométricos) en este supuesto es el consentimiento explícito del candidato, tal y como se recoge en el artículo 9.2 apartado a) del Reglamento General de Protección de Datos (en adelante,” RGPD”), que, como se menciona en la presente guía y en el resto de documentos proporcionados por ASCOM en relación con dicha evaluación, deberá prestarse antes del inicio del examen.

Por consiguiente, el consentimiento explícito del candidato puede permitir el tratamiento lícito de sus datos biométricos, siempre que se cumplan los parámetros exigidos por la normativa en materia de protección de datos relativos a la prestación de dicho consentimiento. El consentimiento debe consistir en una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales.

En el supuesto que nos ocupa, el candidato goza de libre elección y puede denegar o retirar su consentimiento sin sufrir perjuicio alguno, ya que se plantea la posibilidad de no consentir dicho tratamiento con la correspondiente no realización de la prueba, mediante la devolución del importe abonado (descontando de la cantidad total abonada, en su caso, el importe que corresponda a los materiales para la preparación de la certificación) y la alternativa de examinarse y obtener la certificación en otra convocatoria posterior. Además, se trata de una certificación de carácter voluntario y/o complementario, por lo que su no obtención no causaría consecuencias negativas graves para el interesado.

El tratamiento de estos datos de categoría especial consiste en acreditar, entre otros, que:

• El candidato no se ha desplazado o abandonado su sitio frente al terminal durante el periodo asignado a la realización de la prueba;
• No ha sido sustituido por persona distinta;
• Tiene otro comportamiento clasificado como anómalo basados en las expresiones corporales del candidato como, por ejemplo, su expresión facial, los movimientos del ratón o la forma de teclear con el objetivo de generar un patrón único para cada alumno;
• Etc.

Tras dicho análisis, Respondus genera un informe por candidato, siendo el docente el que revisa las grabaciones de las evaluaciones de cada uno de ellos y el que toma la decisión final sobre la calificación de la prueba.

Respondus ostenta la condición de encargado del tratamiento que, en virtud de lo establecido en el artículo 28 RGPD, ofrece todas las garantías suficientes para desarrollar el proceso de evaluación de los candidatos.

ASCOM, como responsable del tratamiento, adoptará todas las medidas necesarias y existentes en el estado de la técnica que garanticen que el tratamiento de datos es conforme a la normativa en materia de protección de datos. Para la adopción de dichas medidas, se atenderá al principio de responsabilidad proactiva y de protección de datos desde el diseño y por defecto.

Todos los candidatos podrán, en todo momento, ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad de los datos, así como cualquier otro derecho que reconozca la normativa de protección de datos enviando su solicitud a través de la dirección de correo electrónico secretaria@www.asociacioncompliance.com, junto con la copia de su DNI, Pasaporte o documento que acredite su identidad. Podrá encontrar información detallada sobre el tratamiento de sus datos personales en la Política de Privacidad de ASCOM.

3.     CUESTIONES RELACIONADAS CON EL ÁMBITO DE LA EVALUACIÓN ONLINE

ASCOM configura este proceso de evaluación para proporcionar viabilidad y facilitar a los candidatos la obtención de la certificación en la situación actual, solventando así el problema de efectuar en dicha circunstancia una evaluación presencial.

Este procedimiento está dotado de las correspondientes garantías requeridas ya explicadas a lo largo de esta guía y en los documentos relacionados. Este apartado tiene como finalidad dar respuesta a algunas de las cuestiones que se puedan plantear en relación con la nueva modalidad de evaluación online, en el contexto de las normas, instrucciones o programaciones correlativas.

a)    ¿Puede negarse el candidato a utilizar la plataforma Respondus para la realización del examen online?

La negativa del candidato a prestar su consentimiento explícito para realizar su evaluación online a través de dicha herramienta no tendrá ninguna repercusión trascendental para el mismo, por lo que sí puede negarse a realizar el examen de forma online. El importe abonado por el candidato para la realización del examen será devuelto (descontando de la cantidad total abonada, en su caso, el importe que corresponda a los materiales para la preparación de la certificación) y podrá presentarse a cualquier otra convocatoria siendo posible la obtención de la certificación en un momento ulterior.

b)    ¿Se pueden grabar las pruebas de evaluación online?

Sí, se pueden grabar las pruebas de evaluación. No obstante, la grabación efectuada deberá tener como finalidad garantizar la presencialidad del candidato y la realización de la prueba, respetando en todo caso, y de manera inexcusable, el principio de proporcionalidad.

c)    ¿El uso de una webcam puede afectar a la esfera de vida privada y familiar del candidato? ¿Cómo y de qué debemos informar a la hora de grabar una prueba de evaluación online?

La captación de imágenes durante la realización de una prueba de evaluación online puede afectar a la esfera privada y familiar de los candidatos. Por ello es conveniente informar:

• Sobre la naturaleza de la captación de imágenes definiendo de modo preciso el campo de acción de la webcam. En particular, en aquellos casos en los que la orientación de la misma implique la obtención de imágenes que abarquen parte de la estancia en la que el candidato desarrolla la actividad.
• Sobre la necesidad de informar a las personas que conviven con el candidato de tales circunstancias, y recomendar su no acceso al entorno durante la realización de la prueba.
• Sobre la prohibición de captar imágenes de terceros durante el proceso de evaluación sin la correspondiente autorización.
• Sobre la exención de responsabilidad de ASCOM en caso de no seguirse las recomendaciones.
• Sobre aquellos extremos que la normativa de protección de datos exige a ASCOM respecto de los tratamientos de datos personales que realice.

d)    ¿Durante cuánto tiempo deben conservarse las pruebas de evaluación grabadas online?

Las pruebas de evaluación grabadas online deberán de suprimirse cuando transcurra el tiempo estrictamente necesario para ejecutar la finalidad para la que fueron recogidas, salvo que deban conservarse durante un plazo mayor de tiempo en base a obligaciones estipuladas en la ley.

4.     CONTACTO

Si el candidato tiene alguna duda sobre las indicaciones y/o recomendaciones proporcionadas en esta guía, deberá contactar con ASCOM para aclararla con suficiente antelación al examen para dar tiempo a su resolución: secretaria@asociacioncompliance.com