La gestión de los conflictos de intereses en una organización y la manera de resolverlos fue el núcleo central del webinar impartido en IECOM por Pía de la Cuesta, sobre la elaboración y puesta en práctica de una política de gestión de conflictos de intereses
Para esta experta el feedback recibido con los asistentes a este webinar ha sido notable. “Sobre todo, poder compartir experiencias prácticas sobre cómo gestionar y resolver este tipo de problemas. Mi impresión ha sido excelente y espero que les haya sido de utilidad”.
Desde su punto de vista, “es recomendable contar con una política clara que, en primer lugar, establezca la obligación de comunicar cualquier interés, real, potencial o aparente, antes de la contratación del empleado o en el momento en que dicho conflicto surja; en segundo lugar, que defina exactamente qué intereses han de declararse y cuál es el procedimiento para hacerlo; y tercero, cuáles son las consecuencias o sanciones en caso de no hacerlo”.
Pía de la Cuesta señala que el papel del Compliance Officer en esta coyuntura debe ser el de “facilitador o impulsor de este tipo de procesos, así como asesor sobre cómo actuar en caso de incumplimiento o si se plantean situaciones de difícil resolución”.
¿Cómo se identifican los conflictos de intereses en una organización y cuáles son los más frecuentes? ¿Qué canal debe utilizarse para comunicarlo?
Existen varios canales a través de los cuales poder identificar potenciales conflictos de intereses en una organización. El primero de ellos es la formación y la concienciación, a través de sesiones de sensibilización pueden darse a conocer las situaciones susceptibles de constituir un conflicto, que no siempre son consideradas problemáticas por parte de un empleado.
En segundo lugar, y creo que el elemento más importante, las declaraciones de intereses, una buena práctica consistente en distribuir cuestionarios en los que los empleados deben informar por escrito de situaciones constitutivas de conflicto, asumiendo la responsabilidad de aportar información falsa o engañosa.
Y tercero, el canal de denuncias, que al igual que para el resto de infracciones de Compliance, resulta siempre una fuente importante de información, con garantías adicionales de protección de confidencialidad y/o anonimato.
¿De que manera se define una Política de Gestion de este tipo de conflictos para que no paralicen a la organización?
Dependiendo de los recursos con los que cada organización cuente, puede ser complicado revisar los conflictos de intereses con carácter periódico (e.g. anualmente).
Por ello, para empresas con pocos recursos, es recomendable contar con una política clara que, en primer lugar, establezca la obligación de comunicar cualquier interés, real, potencial o aparente, antes de la contratación del empleado o en el momento en que dicho conflicto surja; en segundo lugar, que defina exactamente qué intereses han de declararse y cuál es el procedimiento para hacerlo; y tercero, cuáles son las consecuencias o sanciones en caso de no hacerlo.
En aquellas organizaciones en que, por el número de empleados o por los recursos disponibles, sea más fácil hacer un seguimiento proactivo por parte de la empresa, es altamente recomendable la distribución periódica de declaraciones de conflictos o, en su caso, la confirmación de que no existen cambios respecto de lo indicado en declaraciones anteriores.
¿Qué papel juega el Compliance Officer en este escenario? ¿Qué conflictos de intereses pueden hacer que su papel sea menos efectivo?
El Compliance Officer debe actuar como facilitador o impulsor de este tipo de procesos, así como asesor sobre cómo actuar en caso de incumplimiento o si se plantan situaciones de difícil resolución.
¿En qué supuestos los conflictos de intereses pueden impedir a un profesional ejercer como Compliance Officer?
En mi opinión, un Compliance Officer que no tenga garantizadas autonomía e independencia en su función no debiera nunca aceptar ese puesto
Se ha hablado mucho de la relación de este profesional, Compliance Officer con el DPO, Delegado de Protección de Datos ¿Cómo pueden coexistir para que no exista conflicto de intereses?
Siempre y cuando, al igual que el Compliance Officer, el DPO goce de la autonomía y la independencia que el RGPD y la LOPD le exigen para el correcto desarrollo de sus funciones, no veo que exista conflicto de intereses entre ambas figuras.
Creo que ambas pueden coexistir perfectamente siempre y cuando colaboren en los ámbitos que puedan afectar a ambas funciones. Asimismo, considero que son dos figuras perfectamente compatibles en la misma persona, siempre y cuando ésta cuente con conocimientos suficientes en ambas materias.
¿Hasta qué extremo la externalización del servicio de compliance incide en la gestión de los conflictos de intereses?
Creo que el hecho de tener un servicio de compliance externo puede hacer más difícil para la empresa externa la identificación de situaciones de conflicto de interés. Muchas veces uno se entera de conflictos por conversaciones informales o “de pasillo”, en las que rara vez participa personal externo.
Por el contrario, contar con un servicio de compliance externo puede ayudar, dependiendo de la cultura de la organización, a que los empleados se sientan más cómodos a la hora de denunciar la existencia de conflictos.
¿Cree que la evolución de los programas de compliance en los últimos años ha puesto en evidencia otros conflictos de intereses que antes no estaban sobre la mesa?
Creo que los programas de compliance han ayudado muchísimo a concienciar y aflorar situaciones de conflicto que antes permanecían ocultos o no estaban convenientemente gestionados.