ASCOM y Madrid Excelente presentan las mejores prácticas en formación en compliance y unos vídeos promovidos por Alain Casanovas para ayudar a las empresas en esta tarea formativa.
Será este próximo jueves 9 de mayo en la Real Academia de Jurisprudencia cuando compliance officer de destacadas empresas explique el papel de la formación interna en compliance dentro de sus organizaciones. Este evento organizado por la Asociación Española de Compliance (ASCOM) y Madrid Excelente cuenta también con la colaboración de CEOE y CEPYME. Más de doscientos profesionales ya confirmaron su presencia a esta jornada.
El otro punto fuerte de este encuentro profesional lo protagonizará Alain Casanovas, socio responsable Compliance Penal en KPMG Abogados y vocal de ASCOM, quien presentará unos vídeos sobre formación en compliance, un recurso formativo muy adecuado para las empresas que lo utilicen organicen su formación en cumplimiento a la medida de sus necesidades.
Desde su punto de vista “en esta jornada vamos a conocer las mejores prácticas en materia de formación en compliance por diferentes empresas y sus compliance officer. No cabe duda que este ejercicio siempre es enriquecedor, para conocer realmente que es lo que hacen las empresas en este contexto”.
Para Casanovas “la formación interna en compliance es un elemento estratégico obligatorio que las compañías deben cuidar. Un profesional no formado convenientemente puede convertirse en un factor de riesgo importante para su propia empresa”. En algunas ocasiones el tamaño de la empresa influye en esa política de formación en compliance “suelen tener ciclos formativos más madurados y complejos”.
En estos debates participarán en la primera mesa compañías como Makro, IBC EUrope Sucursal en España o Haya Real Estate que explicarán sus prácticas en formación interna de la empresa. La mesa la completará Esperanza Hernández, directora académica del IECOM, centro formativo de ASCOM para analizar el contexto formativo actual.
En el otro panel, se han reunido a compliance officer de Abengoa, Telefónica, Bankia e Iberdola para que expliquen como entienden ellos los programas formativos que llegan a sus organizaciones “son compañías con una complejidad organizativa notable, lo que les obliga a lanzar programas de compliance mas evolucionados que otras firmas a nivel formativo”.
Formación de compliance en la empresa
Alain Casanovas, profesional volcado en el mundo del compliance que fue el primero en España en lanzar el primer posgrado en esta materia, tiene claro cómo se organiza este desarrollo formativo en las empresas. “Hay tres segmentos donde debe penetrar la formación en materia de compliance. En primer lugar, en el propio equipo de compliance officer. Deben mantener una formación que les ayude a actualizar sus conocimientos”.
Junto con esta línea, Casanovas señala que ”también hay que formar en compliance a las personas que están en la organización. Todas ellas deben contar con unas nociones generales en esta materia aunque la tendencia que vemos en los últimos años en materia de programa de compliance es la especialización según las necesidades de cada grupo de profesionales en la organización. No todas las personas están expuestas a la mayor actividad de riesgo y están afectados por temas penales, o cuestiones medioambientales o el propio delito fiscal”.
AL final, la actividad formativa de la empresa es algo estratégico que debe adaptarse con periodicidad a los riesgos de cada compañía. “La formación tiene que planificarse y realizarse cada cierto tiempo. Normalmente suele tener una periodicidad anual en materia de compliance. Junto a ésta, hay organizaciones que se plantean la formación por inducción. Se trata de formar a personas que no han podido ir a la formación convencional porque se incorporaron más tarde a la estructura de la empresa”.
En opinión de Casanovas “tener una persona en la organización que no ha superado estas iniciativas formativas supone contar con una persona no capacitada para desenvolverse en el entorno de riesgo que le afecta”. Esto incrementa los riesgos en la empresa y “ la formación por inducción que son ciclos formativos sintetizados de lo que se dio en la planificada ayuda al profesional recién incorporado a conocer su entorno sin tener necesidad de esperar al nuevo ciclo formativo anual”.
El papel de la Direccion de RRHH
En este contexto, el papel de las direcciones de RRHH de cada firma es evidente. “El compliance tiene interacciones con diferentes funciones de la organización. Con RRHH su interacción es básica para determinados motivos. Y uno de ellos es planificar la formación de toda la organización. También hay cuestiones relacionadas con investigaciones o sanciones donde también interactúan ambos departamentos”, explica este experto.
La visibilidad del compliance officer está definida por todas las interacciones que estos profesionales generan con otras áreas de las empresas. “La formación ya no se puede considerar como un ejercicio puntual. Ahora es una actividad sistematizada y planificada. Es muy importante a nivel de compliance adaptarla a las particularidades de cada colectivo de la empresa en función de los riesgos que les afecta”.
La evolución de los programas formativos en la última década ha sido evidente. Tanto en el contenido como en la manera de impartir dicha formación en compliance “Hay que darse cuenta que en compliance las novedades evolucionan a una velocidad vertiginosa. Cuando empezó el primer posgrado en compliance había aún muchos estándares internacionales que no habían aparecido. No existía la UNE 19601 de compliance penal o la reciente UNE 19602 DE compliance fiscal. Cada año surgen cosas distintas. Ahora mismo se están ultimando otros estándares internacionales, lo que hará que se genere otra actividad formativa”.
Videos de ASCOM
El colofón a esta jornada sobre formación interna en la empresa lo pondrá el propio Alain Casanovas presentando los vídeos que ha preparado este experto, como recurso formativo de ayuda a las empresas en materia de compliance “ Es la primera vez que alguien hace algo similar. En este caso ASCOM pone a disposición de las empresas este recurso de forma gratuita para todos los profesionales de compliance”.
Para este experto “el uso del recurso audiovisual es clave para que muchos profesionales conozcan y se introduzcan en el mundo del compliance. Se trata de ayudarles en su formación con este tipo de formato formativo más eficaz y atractivo visualmente como es el propio vídeo. Es cierto que hay mucho material para formar a los equipos de compliance, desde posgrado a publicaciones especializadas o sesiones especializadas, sin embargo faltaban herramientas para que estos experto en compliance pudieran dar esa formación a otros colectivos menos preparada en este tipo de temas. Esa es la gran novedad de estos vídeos que marcan un hito”.
En esta docena de vídeos se abordan de forma didáctica cuestiones como la función de compliance para la organización “un vídeo que ayuda a explicar en la empresa lo que es el compliance y como se articula”.
Otros temas están centrados en la definición de los riesgos penales de la empresa o en la responsabilidad de los riesgos personales si nos vemos involucrados en un incidente de repercusión penal. También se desarrolla el tema de la privacidad y datos personales en otro vídeo “ahora cada vez más importante en una entidad”.
También se habla de confidencialidad de la información “el compliance officer debe saber que hay un tipo de formación concreta que es confidencial, de acceso muy limitado y que medidas se ponen de salvaguarda de este tipo de información”, aclara Casanovas.
Con estos vídeos, “el responsable de compliance officer puede organizar la actividad formativa como quiera hacerlo. Son recursos formativos que nunca sustituyen a la formación en detalle que se da en las empresas pero como recurso formativo de apoyo son muy útiles”.
Diez claves para convertir en referente a un programa formativo en compliance en cualquier organización.
Alain Casanovas define el DECALOGO sobre los programas formativos de compliance para que sean eficaces en la organización y ayuden a cumplir los objetivos de la actualización de conocimientos de estos profesionales. “Un profesional bien formado es un activo importante para cualquier entidad”, aclara el vocal de ASCOM.
1-La formación en compliance debe centrarse en los focos de riesgo de la organización:
“Es importante orientar este tipo de formación hacia ese mapa de riesgos por encima de otros asuntos para que sea realmente útil a los profesionales que la reciben.
Al mismo tiempo considera que se debe realizar de forma periódica, con capacidad de formación por inducción para nuevas incorporaciones”.
2-Los programas formativos en compliance deben incluir casuística de riesgos:
“No solo hay que centrarse en los grandes temas de la organización, sino ver las casuísticas de situaciones concretas que han sucedido en el seno de la organización. Las explicaciones deben ser muy prácticas, emitidas en un lenguaje comprensible porque parte de nuestro auditórium no es experto en compliance. Debemos aspirar a que la formación en compliance sea entendida por todos nuestros profesionales”.
3-La formación en compliance aclara qué espera la organización de cada profesional:
“La organización espera de sus profesionales que se comporte de una manera adecuada. Los programas formativos les orientan para evitar conductas no deseadas. En este contexto la formación llega a ser selectiva adecuándose a cada colectivo de la empresa. Se trata de explicar a cada uno de ellos los temas que les afectan y qué se espera de ellos”.
4-Señalar documentos organizativos que pueden ayudar a la persona en su programa de formación en compliance:
“Es evidente que cualquier programa formativo puede generar dudas. En materia de compliance cada organización puede tener un material adicional de consulta para solventar cualquier cuestión que se plantee. En la mayor parte de estas entidades ya existe un Código Ético o de Conducta que marca la política de la firma. AL mismo tiempo hay algunos documentos externos que pueden ser de utilidad”.
5-Definir el modo más rápido para entrar en contacto con los responsables de compliance:
“Los profesionales del compliance deben tener una gran visibilidad y accesibilidad para el resto de la compañía. Desde los diferentes programas formativos que impulsan se puede establecer ese vínculo entre los propios compliance officer y el resto de la organización. Es importante que quede claro la forma rápida de contactar con estos profesionales”.
6- Subrayar otros canales en la organización para manifestar opiniones, dudas o denunciar conductas inapropiadas a todo lo que se expliquen en esos programas formativos:
“La dirección de un canal de denuncias puede ser utilizado, no solamente para denunciar comportamientos irregulares en la empresa, sino también para plantear dudas o cuestiones concretas. Es fundamental la interactividad en el seno de la compañía porque los riesgos de la compañía pueden modificarse.
Con estos canales de comunicación, se puede preparar mejor la formación del año que viene y saber realmente qué aspectos a nivel formativo hay que reforzar dentro de la organización en función de los conocimientos que realmente hayan aprendido.”
7-Aclarar en el programa formativo qué sucede cuando hay un incumplimiento de dichos valores de la empresa por algún profesional:
“Si se produce un incumplimiento en la organización, se pueden generar consecuencias tanto a nivel empresarial como en el entorno de aquellos profesionales que se encuentren involucrados en el mismo. Hay que explicar que puede haber consecuencias del orden jurídico-laboral; consecuencias de orden penal, etc”.
8-Es fundamental que quede constancia de las personas de la entidad que han sido formadas: “Para algunos estándares es una necesidad y hay que contar con la lista de asistentes y el material formativo que se ha facilitado. Es necesario tener ese listado y tener constancia que esas personas han hecho la formación “.
9-Hay que hacer evaluaciones periódicas en forma de exámenes que valoren el aprovechamiento de la formación:
“Es necesaria algún tipo de prueba que deje claro que se ha comprendido dicha formación. Es una práctica habitual que se haga una prueba antes de que se ejecute la formación y otra con posterioridad a la misma para ver el grado de evolución de las personas que han participado en ella”.
10- Necesidad de hacer seguimiento de la formación para conocer su utilidad. “Se trata de saber quién ha ido a la formación y quien no; también de quien aprobó dichos exámenes de control. Se trata de evitar que tengamos personas no capacitadas a nivel formativo y que se encuentren expuestas a actividades de riesgo penal.
Para Alain Casanovas es “fundamental que en la gestión de actividades de riesgo de las empresas se encuentren profesionales cualificados al respecto y con conocimientos actualizados para afrontar dicha responsabilidad”.