Formación y concienciación en empresas multinacionales

“Debemos poner el foco de la formación en el empleado, centrando el impacto en aquellas materias o contenidos que le van a ayudar en su día a día”

Es bien sabido que la formación y la concienciación son las más potentes herramientas de prevención de incumplimientos con las que cuentan las organizaciones. Ningún programa de Compliance, por sólido y ajustado que resulte a los riesgos concretos de una entidad, es realmente eficaz sin una estrategia adecuada para conseguir que determinados mensajes calen en sus empleados.

Sobre la vertebración y puesta en marcha de programas formativos en materia de compliance versó el webinar que impartió en iECOM Iciar Bilbao-Goyoaga, Regional Compliance Officer for Spain, Portugal, Italy and Latam at MAJOREL

Para esta experta, el enfoque de toda estrategia de formación y concienciación en Compliance no puede limitarse a dar visibilidad a las actividades de un área, sino que debe tener un planteamiento más ambicioso; concienciar y poner a disposición de los empleados pautas y herramientas prácticas que le faciliten el cumplimiento.

A su juicio “Debemos trasladar las pautas con mensajes sencillos, con ejemplos cotidianos que el empleado pueda identificar, huyendo de vocabulario técnico y utilizando formatos en los que pueda participar (gaming, sorteos, concursos, encuestas, vídeos con situaciones reales…).”

¿Cómo se articula un programa de Compliance de una multinacional ubicada en diferentes países?  ¿Qué es lo que cambia realmente de un país a otro?

En mi opinión, la clave para construir un sólido modelo de Compliance en una multinacional estaría en comenzar fijando un marco mínimo común aplicable a toda la organización, que parta de un mensaje de compromiso firme con el cumplimiento y se concrete en unas medidas mínimas para la prevención, detección y respuesta en aquellas materias que resultan más críticas a nivel de Grupo

Con posterioridad habrá que aterrizarlo a nivel local/negocio, considerando también otras cuestiones que resulten adicionalmente relevantes en función de la geografía, la legislación o la actividad desarrollada en cada una de las filiales.

¿Qué dificultades existen en una multinacional a la hora de reforzar el mensaje de Compliance?

No son pocas: las diferencias geográficas, culturales, idiomáticas o de negocio, la existencia de distintas regulaciones y políticas locales, las grandes dimensiones de estas organizaciones, en las que el mensaje del órgano de administración queda muy lejos de las filiales, con una numerosa masa de mandos intermedios a los que hay que conseguir alinear para que trasladen el mensaje a sus equipos, con empleados de muy distintos perfiles…

Pero el gran reto para mí es la enorme cantidad de impactos de comunicación interna que reciben los empleados y entre los que debemos ser capaces de destacar.

Competimos con otras áreas que tienen necesidad de dar visibilidad a sus proyectos, y en ese contexto, si queremos prevenir incumplimientos, debemos conseguir suscitar el interés por los mensajes de Compliance. Es la esencia misma de la prevención. No resulta sencillo, pero es apasionante.

¿Cuáles son los aspectos formativos en los que hay que insistir en materia de Compliance para cualquier organización?

Si hay algo común a todas las organizaciones y que resulta imprescindible trasladar a los empleados con claridad desde el principio, es la esencia de su compromiso con la Integridad, su vocación de hacer lo correcto en cualquier situación, la necesaria colaboración de los empleados, la existencia de un marco de control y de recursos a su disposición para conseguirlo (Compliance concebido como área de soporte para la toma de decisiones, existencia canal de denuncias con garantías. etc.).

Asentar correctamente las bases es fundamental. A partir de ahí, se hace necesario bajar al detalle de las pautas de actuación que deben seguir los empleados en cada organización, que serán diferentes según las materias que resulten más críticas para cada organización y negocio.

En cuanto a la metodología, presencial u online, ¿Qué sistema es más útil? Con el impacto del Covid, ¿se ha notado el incremento de online a nivel formativo?

En mi opinión, la formación presencial resulta en general más efectiva, porque consigue trasladar el mensaje de forma más directa y participativa, pero en las multinacionales, con miles de empleados y enorme rotación de plantilla, resulta imposible contemplar únicamente esta modalidad.

Los sistemas online tienen la ventaja de permitir llegar toda la plantilla, pudiendo después complementarse con formaciones presenciales a colectivos especialmente expuestos a determinados riesgos.

La pandemia nos ha hecho además descubrir fórmulas de formación virtual por videoconferencia, que son un híbrido entre ambos formatos con enorme potencial en entornos multinacionales, ya que a futuro nos van a seguir permitiendo formar a equipos en distintas localizaciones geográficas. Creo que todos los formatos tienen sus ventajas y pueden combinarse.

¿Qué estrategias son las que encajan mejor en los empleados para que entiendan lo que es Compliance?

El enfoque de toda estrategia de formación y concienciación en Compliance no puede limitarse a dar visibilidad a las actividades de un área, sino que debe tener un planteamiento más ambicioso; concienciar y poner a disposición de los empleados pautas y herramientas prácticas que le faciliten el cumplimiento.

Por tanto, debemos poner el foco en el empleado, centrando el impacto en aquellas materias o contenidos que le van a ayudar en su día a día. Debemos trasladar las pautas con mensajes sencillos, con ejemplos cotidianos que el empleado pueda identificar, huyendo de vocabulario técnico y utilizando formatos en los que pueda participar (gaming, sorteos, concursos, encuestas, vídeos con situaciones reales…).

Se habla de que hay que comunicar de forma eficaz, ¿realmente se puede lograr esa comunicación en un tema tan complejo como el Compliance?

Sin duda, y ese ha de ser siempre el objetivo. El empleado de las multinacionales dispone de poco tiempo y, para ser eficaces, debemos optimizar nuestros impactos, eligiendo bien los mensajes, trasladándole únicamente información que le resulte útil. Quizá no todos los empleados necesitan los mismos contenidos. Demos a cada uno lo que realmente necesita.

A partir de ahí, la clave está en tres elementos: la creatividad, ser capaces de atraer la atención con propuestas innovadoras; la oportunidad, encontrar el momento, el medio y el contexto oportuno para trasladar el mensaje; y la búsqueda de aliados internos que nos ayuden a canalizarlo.

¿A nivel de Compliance Officer, con la llegada de nuevos riesgos en ciberseguridad y protección de datos, han cambiado mucho los programas formativos?

La privacidad y la seguridad de la información han estado siempre en el radar a efectos de Cumplimiento. La transformación digital de las organizaciones hace que ambas materias cobren aún más relevancia, lo que exige dedicar renovados esfuerzos por formar y concienciar a los empleados al respecto.

¿Qué indicadores nos pueden señalar que nuestra actividad formativa es la acertada?

Resulta esencial disponer de indicadores que nos permitan medir la temperatura de la concienciación en Compliance en nuestras organizaciones para lograr la mejora continua.

En mi experiencia, no basta con valorar la evolución de datos cuantitativos como la media de horas de formación por empleado al año. Debemos ser capaces hallar indicadores cualitativos, y la buena noticia es que disponemos de valiosos termómetros en nuestras organizaciones, como el contenido y profundidad de las consultas y de las denuncias que recibimos, que suelen incrementarse a medida que existe mayor conocimiento sobre una materia, o de las encuestas periódicas que realicemos.

Midiendo la evolución de estos indicadores podremos saber si nuestra estrategia es acertada. Otro buen indicador es el resultado de los test y los feedbacks de las formaciones. Debemos estar dispuestos a escuchar la opinión de nuestros usuarios y convertir las sugerencias de mejora en verdaderas oportunidades.