El análisis de los canales de denuncia en las empresas y su implantación fue el núcleo central del seminario webinar que Pia de la Cuesta, Regional Compiance Officer en Thyssenkrupp Ab impartió hace unos días.
Esta empresa en cumplimiento normativo desempeña esta labor desde 2015, asesorando en materia de antitrust, anticorrupción, blanqueo de capitales y protección de datos.
Antes de incorporarse a Thyssenkrupp, trabajó como abogada en la filial española del grupo cementero suizo Holcim (hoy LafargeHolcim) y posteriormente como Compliance Officer en su central de Zúrich.
Anteriormente a su experiencia en multinacionales, trabajó como abogada especializada en Derecho Comunitario y de la Competencia en Garrigues y CMS Albiñana & Suárez de Lezo. Pía es licenciada en Derecho por la Universidad de Salamanca y posee un posgrado en Derecho Comunitario por la Université Libre de Bruxelles.
¿Qué conclusiones extrae, tras el encuentro celebrado en ASCOM sobre la gestión de los canales de denuncia en cualquier entidad?
En primer lugar, que la gestión de los canales de denuncia son sin duda el elemento que más controversia genera dentro de los modelos de compliance de las empresas y sobre el que existe un constante debate en el mundo del compliance. Y segundo, que al tratarse de una materia compleja, en constante evolución y con multitud de implicaciones legales, existen todavía muchas dudas sobre su implantación.
¿Qué retos genera la implantación de canales de denuncia en las organizaciones?
En primer lugar, convencer a la Alta Dirección de que un canal de denuncias no debe ser visto de forma negativa sino como una oportunidad para la empresa de conocer conductas y problemas de primera mano, antes incluso de que sean por ejemplo comunicados a las autoridades, de forma que puedan adoptarse medidas de forma rápida y se minimice el impacto y el riesgo que dichos problemas puedan suponer para la empresa.
En segundo lugar, determinar qué tipo de conductas quiere la empresa que puedan ser denunciadas a través del canal, debiendo tener en cuenta que cuantas más categorías de denuncia se incluyan, más recursos deberá tener la empresa para garantizar que todas las denuncias se atienden con la diligencia y atención debidas.
En tercer lugar, y en particular para empresas que operen en diferentes países, otro de los retos más importantes es conseguir que el canal se ajuste a los requisitos de la muy diversa y profusa legislación relacionada con las denuncias en dichas jurisdicciones, y en particular la normativa específica sobre whistleblowing o de protección de denunciantes, de protección de datos, legislación laboral, etc.
En Europa dicha cuestión se ha simplificado bastante a raíz de la aprobación del RGPD y de la Directiva sobre protección de denunciantes, si bien en caso de que la empresa opere fuera de la UE, habrá también que observar la legislación de los demás países, ya que puede no ser coincidente con la europea.
A nivel legal, ¿qué consideraciones hay que tener en cuenta para un mejor desarrollo?
Deben tenerse en cuenta las normas existentes sobre protección de datos personales, sobre protección de denunciantes y la normativa laboral de los países donde vaya a implantarse o desde los que se pueda acceder al canal.
Asimismo, habrá que analizar si existen restricciones normativas en dichos países que limiten de alguna forma la libertad en el diseño del canal, tales como prohibiciones sobre el tipo de denuncias que pueden incluirse en un canal, admisión de denuncias anónimas, aprobación por parte de los representantes de los trabajadores, obligación de notificación o información a las autoridades, etc.
¿Cómo valora que esta obligatoriedad se extienda, con la Directiva de Protección del Denunciante a las pymes con más de 50 trabajadores?
Creo que es muy positivo para mejorar la concienciación dentro de las empresas, sobre todo teniendo en cuenta que las empresas grandes (aquellas que según el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio cuentan con al menos 250 empleados) son las que con carácter general suelen contar con mecanismos de este tipo.
No obstante, creo que va a resultar muy complicado en la práctica que las pymes consigan implantar mecanismos con las debidas garantías, primero por la escasez de recursos especializados en materias como esta que no tienen que ver con la gestión directa del negocio y segundo porque la gestión y el tratamiento de denuncias exige un conocimiento especializado y una independencia que veo muy complicado poder lograr en una empresa de tan pequeñas dimensiones.
En este sentido, me inclino a pensar que las pymes optarán en su mayoría por externalizar estos servicios con abogados externos.
¿Cuál es el papel del compliance officer en relación con ese canal de denuncia? ¿A quién reporta de forma periódica de la actividad del mismo?
El compliance officer, si es verdaderamente independiente, deberá ser quien tenga el control sobre el canal, con independencia de si la recepción de las denuncias se hace directamente por el compliance officer o por una empresa externa encargada de filtrar aquellas denuncias que requieren de verdad una investigación.
Este profesional es además quien debe reportar a la Comisión de Auditoría o al Consejo de Administración, según los casos, acerca de la actividad del canal, así como del resultado de las investigaciones.
¿De qué depende la eficacia de estos canales que realmente ayuden a gestionar las denuncias internas de una organización?
La eficacia de los canales depende de multitud de factores, el primero y más importante es el impulso del mismo por parte de la Alta Dirección, que debe garantizar que exista transparencia y difusión tanto de su existencia como de su funcionamiento.
En segundo lugar, de la adecuada capacitación de las personas encargadas de gestionarlo y de coordinar o realizar las investigaciones. Asimismo, es importante contar con políticas y procedimientos escritos para la recepción e investigación de denuncias que sean conocidos por los empleados y que incluyan medidas de protección no solo del denunciante sino también del denunciado, ya que muchas veces se pone el foco en el denunciante y se olvida que el denunciado puede salir muy malparado en caso de denuncias de mala fe o denuncias realizadas sin suficientes elementos de prueba.
En último lugar pero igualmente importantísimo, la eficacia del canal pasa por garantizar la confidencialidad de la información, que es sin duda la clave del éxito de un canal de denuncias y sobre lo que más tenemos que trabajar en las empresas.
¿Es más complicado ponerlo en marcha en una administración pública que en una empresa privada?
Personalmente no tengo experiencia en implantar mecanismos en empresas públicas, pero creo que los retos a la hora de hacerlo son muy similares. Considero no obstante que pudiera ser más complejo hacerlo en las administraciones públicas, primero por la escasez de recursos de la Administración y segundo, porque al entrar en juego el interés público las investigaciones pueden llegar a ser más complicadas y la necesidad de contar con expertos especializados, mayor.
¿Qué consejos puede dar a los profesionales de cumplimiento sobre como gestionar este tipo de herramientas y tengan su utilidad?
Creo que es importante, a la hora de diseñar un canal, contar con la participación de todos los stakeholders de una empresa, desde el Consejo de Administración y la Alta Dirección, a abogados de empresa, expertos en compliance, Recursos Humanos y muy importante, representantes de los trabajadores, etc. para lograr un alto grado de implicación y de aceptación dentro de la organización.
Asimismo, considero fundamental dimensionar correctamente el departamento o recursos de compliance en función por ejemplo del número de empleados, países en que opera la empresa y categorías de denuncia.
En este sentido, hay compañías que optan por abrir el canal a cualquier tipo de denuncia (ya sean estas susceptibles de generar responsabilidad penal para la empresa o no) y hay otras que lo limitan a cuestiones más graves e importantes porque cuentan con unos recursos limitados.
Considero muy positivo tener herramientas a través de las cuales los empleados puedan expresar sus quejas o sus denuncias (por ejemplo, sobre cuestiones relacionadas con recursos humanos), si bien cuando se opta por esta opción la empresa debe ser consciente de que se necesitarán muchos más recursos para atender todas las denuncias con diligencia.
Por último, es fundamental explicar a todos los empleados tanto el funcionamiento del canal como el proceso de gestión y tramitación de las denuncias, ya que en particular cuando se realizan de forma anónima, es muy habitual que en la denuncia inicial no se aporte toda la información necesaria para iniciar una investigación, y si no es posible contactar con el denunciante, la investigación se frustrará con la consiguiente decepción para aquél y para la propia empresa.